Wie dir ein Management-System hilft, deine Ziele zu erreichen

Du fängst nicht bei Null an

Allen voran, ob du es glaubst oder nicht: Dein Unternehmen hat bereits ein Management-System. Wäre das nicht der Fall, würde es nicht funktionieren.

Ein Beispiel: Du bekommst eine Anfrage, vergibst daraufhin einen Termin und führst zur gegebenen Zeit deine Leistung durch. Deine Kundschaft ist glücklich, du bist glücklich. Aber da man vom Glück alleine nicht leben kann, schreibst du zeitnah eine Rechnung. Somit hast du in deinem Unternehmen bereits ein System etabliert. Nämlich, den Ablauf – also den Prozess – von der Anfrage bis zur Rechnungslegung.

Es ist einfacher, als du denkst

Ein Management-System ist ein Rahmen, wie etwas ablaufen soll. Es gibt Anhaltspunkte und definierte zeitliche Abläufe. Es unterstützt dich also dabei, deine Unternehmensziele fokussiert zu erreichen.

%CONTENT-AD%

Verschiedene Instrumente können dir dabei behilflich sein. Wesentlich ist aber immer, dass du

• dein Geschäftsmodell und die Abläufe planst (Plan),
• diese ausführst (Do),
• danach kontrollierst, ob alles funktioniert hat (Check) und
• nachbesserst oder eine neue Richtung einschlägst (Act), sollte das gewünschte Ergebnis nicht erreicht worden sein

Wenn das bei dir schon so abläuft – Gratulation! Du wendest den PDCA-Kreislauf bereits intuitiv an. Dieser Zyklus wiederholt sich, man lernt dazu und verbessert sich dadurch kontinuierlich.

Jedes Detail hilft deinem Team

Die Anforderungen und Bedürfnisse deiner Kunden stehen im Mittelpunkt. Je konkreter deine Prozesse definiert sind, desto mehr Sicherheit herrscht im täglichen Tun des gesamten Teams – und das wirkt sich auf die Ergebnisse deines Unternehmens aus. Diese Klarheit erleichtert allen Beteiligten den Alltag und fördert dadurch die Selbstständigkeit der Mitarbeiter.

%MEDIUM-RECTANGLES%

Positiver Nebeneffekt: So gut lernst du dein Unternehmen nie wieder kennen! Du

• schärfst den Blick für das Wesentliche,
• entdeckst verborgene Chancen,
• identifizierst Risiken und
• weißt, wie es um deine Stärken und Potenziale bestellt ist und wo eventuell der Schuh drückt.

Hilfe zur Selbsthilfe

Wenn du dich für ein Management-System, etwa ein Qualitätsmanagement-System nach ISO 9001, entscheidst, bietet der Zertifizierungsprozess Hilfe zur Selbsthilfe. Die ISO 9001 ist im Grunde eine „Wissensbasis“, die dich unter anderem bei der Erstellung eines Businessplans unterstützt – die unverzichtbare Grundlage für eine erfolgreiche Unternehmensführung.

Unzählige Methoden und Ansätze warten darauf, von dir entdeckt und angewandt zu werden. Zur Seite steht dir ein kompetentes, erfahrenes Auditoren-Team aus der Praxis, das dir zeigt, wie mehrwertorientiert und nutzenstiftend ein Audit angelegt werden kann.

• Der Weg zur Zertifizierung beginnt bei der Informations- und Entscheidungsphase. Hier stehen unter anderem die  unternehmensbezogenen Geschäftsziele im Mittelpunkt und die wesentlichen Rahmenbedingungen (Ressourcen, Kosten, Termine, ...) für die Zertifizierung werden festgelegt.
• In der folgenden Konzeptphase werden einzelne Schwerpunkte gesetzt, etwa die Konzeption der Unternehmensvision und -politik oder die Erarbeitung eines unternehmensspezifischen Prozessmodells.
• In der darauf folgenden Umsetzungsphase werden die Prozesse analysiert und optimiert. Das Managementsystem wird schrittweise in Kraft gesetzt und kontinuierlich verbessert.
• In der Betriebsphase stehen das systemkonforme Vorgehen und die Wirksamkeit des Systems in der Praxis im Vordergrund. Im Zuge eines Audits wird die Erfüllung aller Anforderungen des Managementstandards von Auditoren überprüft und dokumentiert.
• Bei erfolgreicher Zertifizierung erhältst du ein Zertifikat (Konformitätsnachweis), das dir zur internen und externen Kommunikation der erfolgreichen Zertifizierung dient.

Kontinuierliche Verbesserung

Ist das Management-System einmal eingeführt, beginnt die Weiterentwicklungs- und Verbesserungsphase: Mit Blick auf kontinuierliche Weiterentwicklung werden strategische Ziele festgelegt und kommuniziert.

Zur Aufrechterhaltung des Zertifikates wird ein jährliches Überwachungsaudit durchgeführt, bei dem die Wirksamkeit und Weiterentwicklung des Systems überprüft werden.

Im dritten Jahr nach der Erstzertifizierung erfolgt das Verlängerungsaudit mit Antrag auf Neuausstellung des bestehenden Zertifikats.

Weiterlesen: 9 Schritte zur wirksamen Unternehmensstrategie

Weiterlesen: Was systemische Strukturaufstellungen Ihrem Unternehmen bringen können

Weiterlesen: Sechs Regeln, an die sich erfolgreiche Unternehmer halten

Weiterlesen: 6 Tipps, damit das Familienunternehmen rund läuft